各县(市、区)司法局，韶州公证处：
根据《关于开展全市公证工作年度检查的通知》(韶司办〔2017〕35号)，市局于2017年12月份开展了2017年度全市公证文书质量的检查工作。现将有关情况通报如下：
一、基本情况
2017年公证工作年度检查是以各县(市、区)自查和市局检查相结合的形式组织实施，市局抽调了5名公证员分别参加了全市公证文书质量检查。检查采取随机抽查、现场检查评分方式，对2016年7月1日至2017年6月30日办结的各类公证卷宗(重点抽取委托、证据保全、遗嘱等公证卷宗)，随机抽取20个卷宗(国内10-20卷，涉外5-10卷,其中韶州抽取30卷)，对照《广东省公证案卷检查评分办法》逐一检查评分，并对检查发现的问题现场进行了反馈。除韶关市韶州公证处的一份现场监督公证得分79分以外，其余得分均在85分以上，个别公证处的公证质量出现滑坡的现象。
二、好的方面
一是各公证处质量意识、责任意识和风险意识不断提高，能够规范办证，如南雄市公证处办理继承权公证时能坚持在公证遗嘱备案查询平台进行查询并将信息查询结果附卷。二是较好地履行了告知义务。三是重视案件的立卷归档工作，能做到立卷及时、规范，卷宗封面内容较齐全。四是都能坚持开展公证质量的自查和交叉检查，自觉防范风险。
二、问题和不足
(一)受理申请、审查公证事项方面。一是履行告知义务的内容不规范，部分公证事项告知针对性不强。如有的公证处公证告知书有多页，但当事人只在最后一页签名；二是有些法律文书有错漏字，未提醒当事人修改；三是申请人信息填写不齐备、不规范；四是当事人没有在公证受理通知单回执上签名;六是对当事人申办的公证事项定义不准确。
(二)审查、核实证明材料方面。一是应当核实的没有按要求进行核实，如个别公证处办理涉及财产继承的公证仅凭当事人提交的村委会、居委会证明，没有核实就出具公证书；二是公证事项的复印件证明材料，未注明复印件与原件相符及核对人签名；三是个别公证事项翻译材料上无专业机构及承办人员的印鉴、签名；四是核实的方式和程序不规范，表现为申请人证明材料不充分，公证员外出调查核实，没有复印到任何原始材料，只有公证员的工作记录，工作记录只反映公证员一人参与；五是申请人不会签名按指模的，没有在法律文书、询问笔录上注明是某位申请人及某个指模。
(三)制作询问笔录方面。一是部分询问笔录过于简单，针对性不强；二是有些询问笔录记录了无关的内容或出现自相矛盾的情况。
(四)制作、出具公证书方面。一是公证书证词有误，如当事人申请办理的是证据保全公证，公证书证词公证事项却是现场监督公证；二是公证证词表述不够严谨；三是个别公证处承办人、审批人在报批表上用签名章代替亲笔签名。
(五)案卷归档方面。一是个别公证处，用使用过的纸的反面记录询问笔录；二是个别公证处将公证收费收据复印在送达回执上。
此外，还有个别公证处仍使用公证办证系统之前的公证申请表、受理通知书、发文纸稿、审批表。
三、整改要求
上述问题的出现，原因是多方面的，既有不够重视办证质量、公证档案管理方面的主观原因，也有公证员业务水平有待提高等客观上的原因，因此，各主管部门、公证处主任、公证员对此要有一个清醒的认识，认真加以整改，切实提高公证文书的质量。
(一)认真履职。各县(市、区)司法局要切实履行好监督、指导和服务、管理的工作职责，加强公证管理工作规范化建设,提升公证服务和管理水平。各公证机构要切实负起队伍建设责任，加强行业管理规范化建设。
(二)认真组织整改。各县(市、区)司法局、公证处要高度重视公证文书质量，努力提高责任意识、质量意识和风险意识，各公证处要以问题为导向，制定针对性的整改措施，认真进行梳理，组织整改。对能补充完善的，立即补充完善。
(三)加强业务学习。各公证员要努力提高执业水平，积极参加各类业务培训，加强同行间的业务交流，努力钻研业务知识，自觉提高自身的专业素质和业务水平。
韶关市司法局
2017年12月27日
