为贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》《“十四五”广东省档案事业发展规划》，加强档案信息资源建设，规范档案数字化工作，加快推进数字档案馆（室）建设，进一步提高全市档案信息化工作水平，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《纸质档案数字化规范》《档案服务外包工作规范》《档案数字化外包安全管理规范》等，结合我市工作实际，制定本《指引》。
一、适用范围
本《指引》适用我市各级国家综合档案馆、机关、团体、企事业单位对馆（室）藏纸质档案进行数字化扫描工作，其它单位可参照执行。
二、基本原则
各级各单位应按照“科学规划，稳步实施”的要求，有序推进纸质档案数字工作，纸质档案的数字化应遵循“开放性、抢救性、重点性、共享性”原则，使档案信息资源真实、准确、安全、方便、快捷共享和提供利用，确保档案实体和档案信息安全。
三、纸质档案数字化范围
各级各单位属于永久或长期（30年）保存的，以纸质为载体的档案，包括文书档案、科技档案、业务档案等应纳入数字化加工范围的档案。
四、工作环节及规程
纸质档案数字化工作的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份等，各级各单位开展纸质档案数字化工作具体参照《纸质档案数字化工作规程》（见附件），详细记录每个环节的工作情况和责任人。
五、工作要求
（一）切实加强组织领导。纸质档案数字化工作，是推进数字档案馆（室）建设的重要基础，各级各单位要充分认识做好档案数字化工作的重要意义，切实加强组织领导，将其列入重要议事日程，明确工作职责，落实专人负责，制定工作方案，认真组织实施。同时，按照《档案法》的有关要求，将档案数字化费用纳入财政预算，落实经费保障，确保档案数字化工作顺利进行。
（二）落实安全保密责任。纸质档案数字化工作要严格按照《档案服务外包工作规范》《档案数字化外包安全管理规范》和《韶关市档案局关于进一步规范全市档案服务外包工作的通知》（韶档函〔2020〕22 号）的规定和要求开展，严格落实档案安全保密责任。原则上涉密档案不得外包数字化，如确需对涉密档案（含敏感信息档案）进行数字化的，要严格执行《国家秘密载体印制资质管理办法》等文件规定，承包方必须具备保密行政管理部门颁发的国家秘密载体印制乙级或以上资质（涉密档案数字化加工类），同时必须在同级档案主管部门完成档案中介机构备案工作。承包方现场管理人员必须具备省级（含省级）以上保密行政管理部门颁发的保密工作岗位资格证书。承包方完成工作任务离场前，须将所有数字化工作使用的存储介质移交，并履行交接手续。
（三）强化监督检查工作。各级各单位要加强数字化加工场所的安全管理，建立健全数字化加工场所和加工人员的安全管理制度，并按要求做好加工场所的制度上墙工作和按流程分区及监控管理等工作。同级档案主管部门要将档案数字化工作纳入执法检查范围，定期不定期对各单位开展档案数字工作情况进行监督检查，严防数字化过程中信息丢失、外泄，确保党和国家重要档案信息安全。
（四）做好数字化成果移交。各级各单位应移交进馆档案，在按规定向同级国家综合档案馆移交前，应同步完成拟移交档案的数字化扫描工作。移交传统纸质载体档案时，需按照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)等相关要求，同步将档案数字化成果（含电子目录、元数据等相关数据）转成XML格式一并移交进馆。
（五）加强档案工作队伍建设。档案数字化是一项专业性较强的工作，各单位要进一步加强本单位档案工作队伍建设，通过外派学习等形式对相关人员进行专业知识培训，不断提高业务水平，以确保档案数字化工作质量和数字化成果顺利移交进馆。
（六）加快档案信息化设施建设。各级各单位应加强档案信息化基础设施建设，如网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等，为档案数字化创造条件。
本指引由市档案局、市档案馆负责解释，其他未尽事宜，参照国家其他有关档案数字化的标准和规定执行。
