韶关市档案局2018年度馆藏档案数字化监理项目招标公告

韶关市档案局2018年度馆藏综合档案数字化监理项目进行公开招标,欢迎符合资格的投标人参与,公告如下:

一、监理项目简介

 (一)档案数字化项目总价约180万，监理项目预算控制在项目合同总价的8.5%以内,服务期限为6个月。

 (二)项目要求及建设目标

1.协助韶关市档案局(以下称为采购单位)驻场管理人员,负责2018年度馆藏档案数字化项目的现场安全巡查,负责对数字化项目工作进度及工作流程、工作人员、安全保密措施落实情况等进行全过程严格监督管理。

2.对档案数字化扫描加工处理的图像文件及对应的档案目录核查著录情况等做后期质量检查,确保数字化成果符合要求。

 (三)项目建设依据及参考的标准 　　

本项目建设依据国家标准以及国家档案局等主管部门其它技术标准和规定,参照如下:

GB/T20530--2006:文献档案资料数字化工作导则

DA/T31--2017:纸质档案数字化规范

DA/T18-1999:档案著录规则

二、商务需求

 (一)项目时间:合同签订后,监理单位与数字化项目公司同时进驻采购单位指定工作现场,全过程严格监督管理数字化项目公司的日常工作,并按约定时间完成数字化项目要求数量档案的档案目录核查著录及数字化成果等的质量检验。

 (二)付款方式及履约保证金

1.合同签订后15个工作日内,采购单位支付合同总金额的60%，监理单位交纳合同总金额的5%作为履约保证金。

2.完成合同约定,且所监理的数字化项目完成验收后,采购单位支付剩余款项，并退还未扣减履约保证金。

 (三)供应商资格及人员要求

1.中华人民共和国工商营业执照,具有独立法人资格,无任何外资(包括港、澳、台资)背景;近3年(即从2015年1月至招标公告发布日,供应商成立不足3年的可从成立之日起算)无行贿犯罪记录;近5年(即从2013年1月至招标公告发布日)未发生过档案安全事故、泄密事件;具有2个(或以上)类似本项目的档案数字化加工成功案例。

2.监理驻场人员共3人。其中,监理驻场负责人需具有3年以上相关工作经验,本科或本科以上学历,具有档案专业毕业证书或档案培训机构颁发的档案培训证书。监理驻场负责人须按招标文件中提供人员名单派遣;监理其他驻场人员需具有大专或大专以上学历,具有档案专业毕业证书或档案培训机构颁发的档案培训证书。

三、技术要求

 (一)设备要求

监理单位需自备能满足工作需要的计算机、打印机及其他相关设备等。在本项目工作场地内使用的计算机硬盘由中标单位自备,要求全新未拆封,安装使用前需送交采购单位登记备案,且所使用过的硬盘在项目完工后需全部无条件移交给采购单位。

 (二)档案数字化监理工作要求

1.协助采购单位驻场管理人员,对数字化项目进行全过程监督管理,并建立日常监理台帐。

 (1)对数字化项目公司日常工作进行驻场监督管理,配备专人负责加工现场每天准时开门锁门,并进行现场管理。对数字化过程进行安全巡查,确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。

 (2)对数字化项目公司的工作运转和人员考勤情况随时进行监理,对数字化工作流程单、档案实体进行对照检查,发现问题,立即纠正。采取有效措施,确保数字化工作进度,若持续2个月不能达到进度要求,采购单位有权依据合同规定终止监理合同。

 (3)对数字化项目公司的安全保密措施落实情况进行监督检查,对所有档案数字化加工设备封闭的端口进行监管,确保保密协议和有关安全保密规定得到切实贯彻和执行。

 (4)对加工现场进行消防安全巡查,消除火灾隐患。每天下班前确保电脑、扫描仪、照明灯等设备切断电源,方可关窗锁门离开。

2.对数字化项目公司提交的数字化成果进行质量检查,并建立数字化质量检查情况台账。

在数字化工作过程中根据进度分批次对数字化成果进行质量检查。全面检查档案实体和挂接数据的完整性、准确性、可用性和安全性,确保数字化加工质量。检查分为软件自动检查和人工抽查两种方式。负责提供扫描图像批量检查软件,对扫描图像的大小、分辨率、图像数据与条目的对应关系等进行100%批量检验,并出具检验报告;对于检查软件无法检查的内容,采取人工抽查的方式进行,抽检样本为每个批次各全宗各年度不得低于20%比率的档案。检查内容包括:著录核查(含实体目录和电子著录)、档案图像扫描质量核查、元数据质量核查、数据挂接质量核查、档案实体还原质量核查、工作流程单质量核查等。并做好登记。各项检查合格标准以数字化项目招标文件和项目合同中约定的为准。如抽检结果有一项与标准不符,抽检标记为“不合格”,将该批次档案全部退回数字化项目公司整改,重新另外抽检直至合格为止。监理单位不按要求重新另外抽检的,采购单位有权依据合同规定终止监理合同。

监理单位要做好与数字化项目公司对档案实体和数据的交接工作。并积极汇总分析现场安全监理和数字化质检中发现的问题,协助采购单位要求数字化项目公司完善数字化加工流程和加强针对性管理,提高整个数字化工作的效率。

四、监理单位管理

 (一)在项目实施过程中,采购单位驻场管理人员将定期对监理单位日常监理台帐、数字化抽查登记本及其它相关资料、硬件、软件和档案实体进行检查,并建立检查台帐。

 (二)对监理人员加强审核和管理

1.外籍(含港、澳、台)人员不能参与本项目,也不能与本项目有任何直接或间接联系。

2.合同生效后10个工作日内,监理单位必须向采购单位提供监理人员的登记表、证件照、身份证复印件(需本人亲笔签名)、户口簿复印件、户口所在地公安部门办理的《无犯罪记录证明》或本人承诺书以及家庭或亲属的联系方式,进行审核和登记备案。在项目实施过程中,监理单位不得随意更换监理人员,如确实需要更换的,需提前一周书面通知采购单位,取得签字同意后方可。如擅自更换,采购单位有权暂停监理单位的全部工作,由此造成的损失或延误由监理单位负责。

3.监理人员必须接受采购单位组织的档案保密安全教育,并自觉学习保密知识,监理单位须加强对监理人员的保密教育。严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规,严防泄密现象发生。监理单位要与采购单位签订安全保密协议;监理单位要与每个监理人员签订保密协议,该保密协议一式三份,采购单位留底一份。监理人员不得遗失、涂改、损坏档案,如有发生,每件扣罚履约保证金500元。

4.监理人员须严格遵守作息时间和请假制度,期间不得从事与项目无关的工作。不得到非工作场所闲串,不可大声喧哗。不得在数字化加工场所使用与工作无关的任何电器设备,不能带移动存储设备、笔记本电脑等进入工作场所。如有违反,每次扣罚履约保证金200元。

5.监理人员必须保持工作场所的整洁有序,每天要做好卫生清洁工作,工作场所内不能饮食,场所外饮食后产生的垃圾要立即清走。并须自备无袋工作服,挂牌上岗,挂包、钱包、手机等个人物品应放在指定位置,不得带入工作场所。如有违反,每次扣罚履约保证金200元。

6.未经采购单位人员同意,不得将工作场所内的任何物品带出工作场所外, 如有违反,每次扣罚履约保证金200元。

7.对数字化成果分批进行移交验收时,工作站上的数据必须在采购单位驻场管理人员的现场监督下销毁。

五、项目预算及合同签订

 (一)本监理项目预算控制金额为项目合同总价的8.5%以内,需按百分比报价，超过本预算控制百分比的投标报价将作废标处理。

 (二)已中标本监理的单位,不得参与我局2018年度档案数字化项目的投标

六、投标时间及地址

投标文件一式三份,须于2018年6月5日17点前送至韶关市熏风路9号市委大院韶关市档案局办公室。

联系人:王海飞　 联系电话:8896922

                                                                                    韶关市档案局                               

                                                                                    2018年5月25日

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